盤存的意義:盤點是指為確定倉庫內(nèi)或其他場所內(nèi)所現(xiàn)存藥品的實際數(shù)量，而對藥品的現(xiàn)存數(shù)量加以清點。倉庫是一個物流的中心，一切的藥品收發(fā)都必須經(jīng)過倉庫的流轉(zhuǎn)，倉庫必須在平時的工作中做到單據(jù)齊全，有據(jù)可查，倉庫的工作就是真實全面的反映實物的流轉(zhuǎn)過程。
一、倉庫盤點的作用主要有以下幾點：
1、減少差錯發(fā)生
藥品因不斷地收發(fā)，日子久了難免發(fā)生差額與錯誤，盤點可以確保藥品的現(xiàn)存數(shù)量，并糾正帳物不一致的現(xiàn)象，不會因為賬面的錯誤而影響正常的藥品配送。
2、為檢討藥品管理的績效，進(jìn)而從中加以改進(jìn)
例如呆賬、報損多少，藥品的保管與養(yǎng)護(hù)，藥品的貯存周轉(zhuǎn)率等等，經(jīng)過盤點可以認(rèn)定并加以改善。
3、計算損益
企業(yè)的損益與藥品庫存有密切的關(guān)系，而藥品庫存金額的正確與否有賴于存量與單價的正確性。因此為求得損益的正確性，必須加以盤點以確知藥品現(xiàn)存數(shù)量。
4、對遺漏的訂貨可以迅速采取訂購措施
采購部門因工作疏漏而漏下的訂單，通過盤點，可以加以補救。
倉庫的賬務(wù)與實物，一般來講必須做到日清月結(jié)，但在大多數(shù)企業(yè)，作到每天動態(tài)盤點的可能性很小，主要原因是銷售訂單沒有截止時間及條件限制，還有一個重要的原因就是工作量太大，企業(yè)所給予的人力物力不能完成這項繁重的工作。
為盡可能的做到帳務(wù)與實物的一致，并與財務(wù)要求保持一致，財務(wù)部一般會要求倉庫每月盤點一次，以滿足會計核算的要求，而有效的盤點必須每個季度財務(wù)部倉儲部會同盤點一次，并以半年度盤點和年底盤點最為重要。
盤點是一頂日常工作，是賬務(wù)與實物之間的一個銜接點，當(dāng)發(fā)現(xiàn)賬務(wù)與實物出現(xiàn)差異的時候，就要查明原因，做出處理結(jié)果，不同的差異原因得出不同的處理結(jié)果，主要的處理結(jié)果有品規(guī)批號的調(diào)整，盤盈盤虧等。
二、當(dāng)前盤存中存在的問題
在倉庫盤點的實際操作中卻存在著種種問題，造成盤點中的差錯。眾所周之，倉庫盤點要做到賬賬相符、賬實相符，盤點中的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確將直接影響到企業(yè)的正常經(jīng)營。下面列舉一些盤點中容易出現(xiàn)的問題：
1、盤點前的準(zhǔn)備工作不足以及部門之間的協(xié)調(diào)
除了臨時盤點外，每次周期性或大型盤點前都有許多準(zhǔn)備工作要做，如庫位的整理、藥品的拼堆整垛、銷售單的全部揀貨、已驗收藥品的上架、盤點方案及盤點人員的安排等等，而恰恰是這些基礎(chǔ)的工作卻往往得不到重視。
?。?）庫區(qū)擺放混亂，因為盤點中除去倉管員外，還有其他相關(guān)部門人員配合，而這些人員對倉庫可能并不熟悉，倉管員在碼放混亂的庫區(qū)中極易讓其他人員暈頭轉(zhuǎn)向。倉管員卻以自身感受代替別人的感受，而由于倉管員自身的能力不一，造成監(jiān)盤人無法盤點，倉管員有時也忙于查找物品，不但耽誤時間，還容易造成錯誤。
?。?）銷售出庫單截止時間，確定盤點時間后，倉儲人員未同相關(guān)人員協(xié)調(diào)好單據(jù)的截止期限，沒有及時鎖庫造成倉管員忙于揀貨、盤點表數(shù)據(jù)與實際不一致等。
?。?）藥品的收貨、由于采購部無法控制在途藥品的到達(dá)，在盤點的過程會有人員停上工作進(jìn)行收貨，造成盤點中斷或失去有效監(jiān)盤。
?。?）盤點人員的安排混亂。盤點前無詳細(xì)的盤點計劃，人員分工混亂，這在盤點時就會產(chǎn)生一人身兼數(shù)職，而有些人卻又無所事事。有的庫區(qū)早早盤完，有的卻遲遲不見動靜，甚至有的庫區(qū)無人監(jiān)盤，也容易造成漏盤和數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確性。
2、盤點中的問題
?。?）相關(guān)部門人員的監(jiān)督不力。配合盤點的相關(guān)部門人員往往認(rèn)為事不關(guān)己，加上對庫區(qū)不熟悉，草草走個過場。倉管員有意隱瞞或過于自信，在盤點中快速帶過。
（2）臨時的進(jìn)出貨。在盤點時盡量讓倉庫處在靜止?fàn)顟B(tài)中。但在企業(yè)實際運營中必不可免的會出現(xiàn)臨時的進(jìn)出貨，處理不當(dāng)既影響運營又造成盤點數(shù)據(jù)錯誤
?。?）盤點中的數(shù)據(jù)錯誤。盤點時一次盤過還是會有差錯，無論人員如何認(rèn)真還是會出現(xiàn)，尤其是在交叉盤點時。交叉盤點因雙方對藥品擺放位置不熟而錯盤，甚至于自己的庫區(qū)也由于種種原因出現(xiàn)錯盤，未能做到見物盤物。
3、盤點后的分析
倉庫盤點后給人的感覺往往是輕松的，但盤點分析卻是最重要的環(huán)節(jié)。各類倉庫對庫存物品都會有相應(yīng)允許的盤點差異，往往讓盤點人員在做分析時當(dāng)成救命的稻草。帳實、帳賬差異會有多種原因，不能簡單的因為差異數(shù)在允許范圍內(nèi)而一筆帶過。企業(yè)的運營中也有一些不規(guī)范之處，造成盤點人員將差異歸咎于流程或部門之間的標(biāo)準(zhǔn)上。
三、對倉庫盤存中出現(xiàn)問題的解決辦法
1．部門配合：一個正常的經(jīng)營企業(yè)他的物流是時刻變動的，是一個動態(tài)的指標(biāo)，而企業(yè)盤點的目的，就是要查出某一個時間點的庫存量，而庫存量卻是一個靜態(tài)的指標(biāo)，這就形成了一個矛盾，這就要求銷售部門和倉儲部門在盤點期間暫時停止藥品的收發(fā)運作，達(dá)到倉庫所需要的無變動狀態(tài)。
所以在盤點期間，即使銷售出貨照常進(jìn)行，也要將銷售所需藥品提前揀貨結(jié)束，以達(dá)到倉庫藥品的靜態(tài)。
2．人員配置：倉庫的盤點必須配備一定的人員，參與盤點的人員必須具備一定識別和計量藥品的能力，對于盤點工作，同時各部門還要有相應(yīng)的監(jiān)督機制，除倉管員以外，其他部門的人員也必須參與盤點，比如質(zhì)管部、銷售部和財務(wù)部，監(jiān)盤人員需要檢查庫存品名規(guī)格批號數(shù)量，財務(wù)部不僅要對品名規(guī)格批號數(shù)量進(jìn)行監(jiān)督，還要對庫存的價值進(jìn)行計算，質(zhì)管要對在盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行風(fēng)險評估，各部門人員的共同參與，一定程度上還增強了盤點人員的隊伍，加速了盤點工作的進(jìn)行。
3．盤點時間：倉庫的盤點時間一般選擇在月底的最后一天，當(dāng)然也會由于臨時的需要進(jìn)行月中盤點。選擇在月底盤點的優(yōu)勢很多
第一，月底盤點與倉庫每月結(jié)賬時間保持一致，更利于查找差異，分析差異原因；第二，月底盤點與財務(wù)結(jié)賬保持了數(shù)據(jù)的共享與協(xié)調(diào)，提高了數(shù)據(jù)的使用效率；第三，月底盤點為銷售各項數(shù)據(jù)報表與財務(wù)月報表提供了真實有說服力的數(shù)據(jù)；第四，月底盤點后的數(shù)據(jù)真實可靠，為下月倉庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保障。
4．前期準(zhǔn)備：對盤點前的藥品，倉庫管理員應(yīng)該提前做準(zhǔn)備。第一，將同一類別，品名的藥品放在一起，以便于盤點工作的順利進(jìn)行；第二，檢查藥品卡的收發(fā)結(jié)存記錄，并核對實物數(shù)量；
5．詳細(xì)記錄：盤點人員在盤點期間，必須認(rèn)真核對實物的品名，規(guī)格，批號，生產(chǎn)廠家，生產(chǎn)日期及有效期，做到準(zhǔn)確無誤，對中藥飲片、中藥材、原料藥或輔料，還要借助一定的計量工具如電子稱等計量工具進(jìn)行計量，進(jìn)行專門的稱量計算。對于貴細(xì)藥材，還要進(jìn)行重點記錄，精確計量。
6．復(fù)盤：根據(jù)概率論原理，同一工作失誤犯第二次的可能性是很低的。在進(jìn)行第一次盤點以后，有條件的企業(yè)還要對經(jīng)過盤點的實物進(jìn)行復(fù)盤，復(fù)盤一般采取交叉盤點，以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少工作中的失誤。
7．查找差異原因：盤點結(jié)束以后，相同的品名要將賬存數(shù)量與盤點數(shù)量相比較得到差異，如果差異率超過企業(yè)的規(guī)定的范圍，就必須對差異做出說明與原因分析，差異在合理的范圍內(nèi)，也需要分析差異原因，最后調(diào)整帳務(wù)，做到賬實相符，在這里需要提示的一點就是當(dāng)差異未找出原因時建議加倍投入人力找出原因后再在系統(tǒng)中解鎖允許銷售開單，如果確認(rèn)無法找到原因也不要輕易以盤盈盤虧來草率調(diào)整，可以單獨記錄并允許有一段持續(xù)查找的時間，也許在后續(xù)的查找過程中會發(fā)現(xiàn)原因或找到藥品。
8．臨時事件處理辦法：倉庫在盤點期間，如果碰到必須的藥品收發(fā)，比如急需的供應(yīng)商送貨，藥品的入庫及客戶送貨，通行的做法是可以將收發(fā)的單據(jù)日期推后一天（到達(dá)下一個月份），并對入庫的藥品進(jìn)行隔離處理（不參與盤點），對出庫的成品在發(fā)貨前盤點（需參與盤點），目的就是在這種緊急情況發(fā)生時，避免造成帳務(wù)的混亂和實物的不相符，保持帳務(wù)邏輯關(guān)系的順暢。
綜上所述，倉儲是物流的根本所在，一切藥品的流轉(zhuǎn)都需經(jīng)過倉庫，而現(xiàn)在各企業(yè)都強調(diào)大物流的概念，這就使得盤點工作尤其重要。盤點工作對維護(hù)企業(yè)配送的及時準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)問題，分析原因，處理問題，改進(jìn)工作方面有著相當(dāng)重要的意義，并為會計信息匯總歸集的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保障，對了解企業(yè)資產(chǎn)狀況，物流狀態(tài)提供了第一資料，為公司決策機構(gòu)提供了有力的信息來源。
